信息化环境中档案管理的创新策略

信息化环境中档案管理的创新策略

中图分类号：F270文献标识：A文章编号：1674-1145（2018）8-271-01摘要随着信息化社会的到来以及互联网的普及，传统档案管理工作的弊端逐渐显现。新环境、新技术也给档案管理工作带来前所未有的机遇。鉴于此，本文对信息化环境中档案管理的创新策略进行探讨，希望能全面提升档案管理水平。
关键词信息化环境档案管理创新策略
信息化社会的到来促使档案管理工作向着科学化、规范化方向迈进。信息技术的突飞猛进一方面拓宽了档案管理的内涵，一方面为档案管理提供了新的条件和途径。在信息化环境中，积极探究档案管理的创新策略，具有重要指导意义。
一、传统档案管理的不足
（一）档案管理工作量大
传统档案管理工作量大、内容复杂，包含图纸、图表、原始文件等多种资料，而巨各种资料需要反复查阅，文档种类多、数量多，传统库存管理档案的方式不仅给工作人员带来巨大工作压力，还容易出现各种错误。可以说，传统档案管理工作已经无法更好地满足时代发展讨档案管理的需求。
（二）档案利用难度大
档案是非常重要的资源，在企业、社会发展中起着重要作用。在传统档案管理过程中，档案利用谁度大，对档案资源的仟发利用不足。传统档案管理的重心是保管，将各种档案资源静止的保管起来，对档案的开发利用不到位。再加上档案管理硬件条件不佳，查阅资料需要花费大量的时伺、精力，档案开发利用难度大。
（三）难以实现信息共享
档案资源种类多、用户范围广，部分档案资源有着相互借鉴和资料共享的可能。但是，传统人工档案管理的方式很难实现档案信息资源的有效共享，档案资源的利用很容易受到时间、地点、人为等因素的影响。
二、信息化环境中档案管理的创新策略
（一）树立信息化档案思维
随着社会的不断进步和发展，扫描仪、打印机等设备得到了广泛运用，这也使得传统办公模式向着无纸化时代迈进，故而，档案管理工作也应朝着信息化、科技化方向迈进。新形势下，档案工作人员必须树立信息化档案思维，真正认识到信息化档案管理的重要性，全面思考、改革传统档案管理的内容、形式，彻底改变传统被动的档案管理工作模式，积极、主动的开展信息化档案管理工作。档案管理人员必须具备全新的信息化思维意识，重新审视高新技术对档案管理方式、档案流转环节、档案用户体验以及档案文化传播渠道等带来的变化，以共享、开放、合作的视角思考档案管理工作。信息化档案管理人员还要全面提高自身综合素质，主动收集各种信息、优化卷宗质量，全面提升档案管理水平，充分挖掘?n案价值，真正发挥档案管理的重要作用。另外，档案管理工作人员还要加强学习与培训，尤其是要加强对计算机基础等信息化技术的学习力度，全面提升自己的信息化素养，从而更好地满足新形势下档案管理的需求。与此同时，企业领导应加强对信息化档案管理工作重要性的认识，并给予信息化档案管理足够的经费、人员支持。
（二）创新档案管理机制
档案管理工作的良性运转能促使企业健康、和i皆发展。但是，信息化档案管理工作面广、涉及因素多，很容易受到各种因素的影响。故而，在新形势下，企业必须创新档案管理机制，全面提买脂息化档案管理水平。企业要结合自己发展的实际情况，制定科学合理的岗位职责、工作细则、规章制度，将信息化档案管理直接纳入企业日常管理工作中去，集中进行统一管理，并进行全面的监督检查。与此同时，加强目标责任考核，按照谁主管、谁负责的原则责任到人、奖罚分明，还要细化岗位职责，制定明确的绩效指标和工作目标，充分调动档案管理人员的工作积极性，使其自觉履行自身责任与义务。
（三）健全档案管理标准
为了更好地加强信息化档案管理质量，必须建立健全完善的档案管理标准，从而使得各项信息化档案管理工作有章可循。档案管理部门应使用统一标准的档案管理系统和格式结构，各种档案资料必须有序管理，从文件备份、分类整理、交接手续等小细节人手，严格归档材料要求。另外，还需要创建标准的档案管理信息平台，根据这一系统进行档案运作，通过档案管理信息平台进行查阅、借阅和归档，并全程跟踪档案利用全过程。
（四）确保电子档案安全
确保电子档案的安全性是加强档案管理的基础，具体可从如下方面人手：1.加强档案管理系统的安全性，保障数据库的安全。2.对数据库中的信息进行加密处理，并对各种数据信息进行全过程监督，保证各项信息数据的安全性和真实性。3.及时备份。对数据库中的信息资料进行备份，保障各项档案数据的安全性与完整性。4.动态监控档案调动全过程，并对档案调动过程进行全程记录，以便档案检查。5.全面提高档案管理人员的安全意识，使其真正认识到档案安全的重要性，加强信息档案管理硬件设备与软件管理，不泄露各种档案信息。
三、结语
综上所述，本文以传统档案管理的不足为切入点，从信息化档案思维、管理机制、管理标准、档案安全等角度，详细论述了信息化环境中档案管理的创新策略，多角度人手，旨在为钱工作提供理论指导。
参考文献：
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