服务中心档案管理的规范化措施分析

服务中心档案管理的规范化措施分析

中图分类号：G271文献标识：A文章编号：1674-1145（2018）8-201-02摘要档案管理是单位管理中一项非常重要的工作，其为单位的各项决策提供了一定的依据和参考，备受管理者的关注与重视。在社会主义经济飞速发展的新时代背景下，经济贸易服务中心的档案管理面临了更高的要求与挑战。因此，服务中心必须结合档案管理规范化的要求，积极深索有效的措施，推动档案信息化建设，提升档案管理人员的素质和档案信息服务水平，从而有效提升经济贸易服务中心档案管理工作的高效性。本文旨在探讨档案管理工作的意义，并探索规范化的措施。
关键词经济贸易服务中心档案管理规范化措施
档案管理是经济贸易服务中心综合管理工作中的一项基础性工作。伴随着社会的进步和经济的发展，档案管理的规范化给服务中心的档案管理工作提出了更新的要求。比如：提升档案管理工作的服务质量，应用现代科学技术推动档案管理的创新发展……然而，当前的档案管理中依然存在一些不足与缺陷，事业单位必须顺应时代发展的需要，积极采取探索有效措施，致力于各种类型资料档案的丰富，管理规章制度的完善，提升档案管理人员的素质，重视档案管理的监督工作，从而有效提子隆济贸易服务中心档案管理工作的水平。
一、档案管理概述
（一）涵义
“档案”一词最早出现在我国的商代时期，称“册”；汉魏时期改称“文书”、“案卷”，清朝之后逐渐称为“档案”。现今社会将档案作为一种重要的信息资源、知日只资源、历史资源、文化资源及记忆资源，档案资源被成为整个国家与社会信息系统的一个基石，在信息体系中占有基础支撑地位。
档案就是指各项工作中所形成的具有保存价值的各种形式与载体的历史记录，档案管理工作自古有之。传统的档案管理工作建立在文字、图标与声像等资料基础之上，需要大量的人力与物力付出。伴随着信息化时代的发展，档案管理工作受到较大冲击，并在新形势下逐渐向无纸化、自动化与信息化方向发展。伴随着档案管理工作效率的提高、管理方式的科学化与规范化趋势，档案管理工作整体呈现朝气蓬勃的气象。
（二）特点
1.基础性与无可替代性：档案管理在整个单位的综合管理工作中具有非常重要的基础性，其涉及了管理工：作的多个方面，并影响了单位日常管理工作的进程。与其他资源相比，档案是特定历史时期形成的对事物发生记录的最原始资料，具有原始性和真实性。同时，大部分的档案资料都只有一份，无可替代且一旦丢失就难以恢复或寻找。因此，档案管理工作具有十分重要的现实意义，档案管理的规范化也随之备受关注与重视。
2.由封闭性转为开放性：当前网络环境下，档案资源与管理方式已经从馆藏信息量拓展到档案信息获取与提供等能力领域。档案管理工作的规范化也要求在已有档案信息资源的基础上不断开发与利用，并合理通过网络共享其他档案和网络信息资源。
3.由单一性转为多样性：传统的档案管理主要纸质档案收藏为主，而当前的档案管理工作逐渐向着多种载体形式并存的方向发展，比如：多媒体、电子文件、光盘、声像载体等，甚至是数字化档案管理的建立。
（三）重要意义
一直以来，档案资源都被赋予了丰富而又深刻的社会意义。档案是对一段历史真实面貌的记录，是对一个人内心世界的见证，也是衡量事情正确与否的重要标准。作为一个单位和部门工作的重要组成部分，档案管理工作也是衡量员工工作能力与素质的标尺。科学、合理地规范单位档案管理工作，是实现档案管理功能的必要条件。比如：一个单位的档案能够为管理者提供以往和现在的工作业绩与成果等历史资料，将准确的第一手资料提供给决策者，提供单位的人员资料、财务状况等多方面信息提供给相关工作者，奠定单位发展坚实的基础。在新时代背景下，服务中心应充分发挥档案管理工作的职能，加强档案管理工作的规范化。相关工作人员应不断更新观念，以提升工作责任感、担当感，从而真实、全面、科学地反应单位整体发展状况，以促进服务中心的可寸杂卖发展。
而作为现代档案信息化时代的一种管理概念，规范化是作为一种理念与意识存在的，是种认真的态度和精益求精的文化。而档案管理的规范化，就是要将这种理念?c意识贯穿于档案管理的实践之中，让它成为工作与生活的部分，也成为档案管理者‘的自然习惯。伴随着社会主义经济的深化发展和信息时代的到来，档案管理的规范化更加显得重要，其自接关系了事业单位管理水平的提升。而档案的合理仟放与利用，能够更加充分地发挥档案管理工作的价值，推动经济的发展和社会的进步。
二、档案管理工作的现状及存在的问题分析
档案管理工作具有严谨性与系统性，一个单位的档案管理工作对单位人员组织结构的正常运行发挥了保障作用。然而，当前很多的单位或个人都忽视了档案管理工作的重要性，缺乏对档案管理的足够认识。尤其是一些档案管理工作人员自身责任感与职业道德感的缺失，没有足够的档案管理理论知识，却持有“当一天和尚撞一天钟”的心态，所以档案管理工作从单位基层到高层普遍表现懒散、失责、失位。因此，当前经济贸易服务中心的档案管理工作应加强规范性，培养相关工；作人员的思想觉悟，提子淇业务能力与水平。
（一）档案管理工作的发展比较落后，制度不健全
虽然我国经济水平和人们的生活质量都有定的提升，档案管理也逐渐得到关注与重视，档案管理基础设计工作也在建设和完善之中。但不可否认的是：我国档案管理工作的起步与发展都显得滞后，不符合日新月异的社会发展，也不符合国家创新体系的要求。
另外，一些单位的档案管理普遍存在档号与案卷标题不规范的现象，甚至缺少案卷内目录，还有一些组卷出现严重混乱的现象。档案的收集、保管、借阅、保护与保密等制度都不健全或者流于形式，影响了档案的真实性与价值。
（二）档案管理工作人员的技术与能力有待于提升我国当前的档案管理工作中，复合型人才的储备极少。尤其是在互联网信息技术飞速发展的现在，很多档案管理人员对信息化操作技术不甚了解，制约了档案管理工作的发展。因此，新载体的出现与应用，迫使相关工作人员必须要学习新的操作技术和专业知日只，从而保证档案管理工作的顺利开展。
（三）档案的检索效率较低，经费投入不足
当前的档案检索方式主要分为手工和计算机两种，而传统手工检索的方式仍占主要地位。很多档案管理部门重点关注手工检索途径，甚至编制了很多检索工具。但检索工具却出现“多而不精”的情况，影响了档案管理工作的服务质量。另外，虽然计算机与网络技术的广泛应用推动了管理手段的进步，但是档案管理工作中应用计算机与网络技术的单位还是很少，硬件、软件、经费投入不足，档案管理不标准、不规范。
三、档案管理工作规范化的应用措施
（一）建立并健全法律，加强档案管理的制度化
健全的法律与法规是国家、社会、单位乃至个人工作的强而有力的支撑，经济贸易服务中心的档案管理工作亦是如此。其相关法律法规的建立与健全，能够为档案管理工作的规范化提供有力的基础保证和必要前提，也是档案管理实现制度化的先决条件。《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日颁布通过，其为档案管理工作的持续发展提供了强有力的保障，并在日后的发展进程中发挥了至关重要的作用。
伴随着社会生产力的发展，经济的飞速发展，人口的激增和人们生活水平的逐渐提高，社会又材当案管理工作的要求也越来越高。而档案种类和载体形式呈现的多样化发展也推动了档案管理工作的进步、升华与发展。因此，建立、健全相关的法律、法规体系，是实现档案管理工作规范化的首要步骤。档案管理应逐步推进制度化，加强高利技的应用，提月档案管理工作者的业务矢时只与素质、技能水平与忧患意识，坚定地执行依法行政与工作。
（二）到寺科学发展观，推进档案管理工作的创新
信息时代的到来和互联网技术的广泛应用，给档案管理z作带来了新的机遇和挑战，如何有效结合档案管理和计算机技术，实现档案管理工作的信息化发展成为当前的热点关注问题。因此，当前的档案管理工作需要相关人员能够依据工作自身的特点，结合现代化信息技术，不断与时俱进更新观念，提升自身的专业知识与能力，提高自身的岗位服务意识和管理水平。
比如：利用计算机和网络技术将最原始、最基本的档案资料进行科学的收集、分类、甄别、整合、归档，降低人为因素造成的信息错误或丢失的几率，提升工作效率；同时，实现区域联网和国家联网，进一步拓展档案管理工作外延的规范化，全面推进档案管理工作的规范与创新。
（三）提升档案信息的规范性、高效性与保密性
科学、有效的档案管理工作极大地指引了经济的发展，也有利于推动我国社会经济建设的高速发展。有用性是档案管理工作的最大价值体现，做好档案的开发与利用也是管理人员自身价值的重要体现。因此，?n案管理人员前期应科学实现档案的收集、整理、甄别与把关，后期则利学编纂档案的编目与检索。同时，结合单位行业的实际特点与需求，建立行之有效的检索体系，以便于使用者查找档案。此外，一些珍贵的、特别重要的档案资料在必须妥善保管的同时，原件保存也应周密、不予外借，从而保障档案资料的完整性与安全性。
四、结语
综上所述，档案管理工作的规范化是新时代、新形势下的必然要求，并伴随着社会事物管理的规范化而变得愈加重要起来。因此，经济贸易服务中心的档案管理想要实现规范化，就必须提升档案管理工作者的服务态度与行为，提高档案的利用水平与质量，才能有效避免消极因素的不利影响，真正实现档案管理工作的法制化、科学化与信息化发展。
参考文献：
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