基于特殊载体企业档案管理的思考

基于特殊载体企业档案管理的思考

中图分类号：D641文献标识：A文章编号：1674-1145（2018）8-226-02摘要企业档案管理现代化是随着企业自身科技发展逐步实现的，计算机技术的发展和企业信息化工作的推进，给传统的档案管理带来了发展的机遇，同时又提出了严峻的挑战。本文深讨了基于特殊载体，使得企业档案管理适应企业信息化发展的需要。
关键词特殊载体企业档案管理
随着企业信息化的发展。特殊载体档案已经在企业信息资源中占有举足轻重的地位，在企业发展中越发显现出直观、形象、迅速，易于检索、拷贝等优势。成为档案资源管理创新和优化馆藏的重要内容。同时，对档案信息管理与服务拓宽了新领域，提出了新课题。
一、特殊载体档案管理现状
（一）特殊载体文件管理分散
特殊载体档案分散管理大致可归纳为三种模式，一是由专业技术部门集中管理。其理由是技术部门设备齐全，硬件更新周期短，资金落实到位，并且控制着大量数据运行，有利于保护档案资源和解决复杂的技术性问题。二是由各部门分头管。理由是控制的一?w化办公产生的文档资源专业性强，调用文件方便，因此，主张自我管理，不愿撒手。三是由档案部门管。集中统一管理档案是档案工作的基本原则。实行档案部门的集中统一管理，有利于从档案专业的视角出发，并纳入规范化管理轨道，有利于档案的安全保管和有效开发利用。
（二）特殊载体档案缺乏统一分类
在特殊载体文件（档案）管理中，缺乏统分类，没有统一的规范和标准，不利于特殊载体档案管理的连续性、规范性和科学性。缺乏独立的分类体系和管理方法。
（三）缺乏特殊载体档案统一的管理制度
不少单位对新型载体档案的归档没有形成意识，没有完整的、科学的管理体系和机制，没有制度约束，没有成熟的管理经验和办法。有些档案人员对这一新的领域涉足不深，对于光盘等特殊载体档案存在不同程度‘不愿管”、“不能管”、“不敢管”、“不会管”的疑虑，造成许多电子文件、归档光盘等自生自灭和管理失控。没有可操作性的档案管理规范，难以规范人们办事程序和行为方式。因此，特殊载体档案管理制度的建设，就显得十分必要和迫切。
二、关于对档案工作现代化的理解
在对档案工作现代化的理解问题上，非常认同将档案工作现代化分两个阶段进行划分的观点；第一价段，计算机辅助档案管理阶段；第二阶段，电子档案工程阶段。这种阶段划分，客现地将档案工作现代化进展状况和走向按任务的目的、方法、手段、特点以及理论不同加以区别，有利于规范和指导档案管理现代化工作。
在计算机辅助档案管理阶段，对已归档的传统档案采用计算机模仿传统手工工作方式，建立“计算机辅助档案管理系统”，目的是仟发档案信息资源，保护档案原件。通过计算机辅助档案管理系统，将纸制档案模拟信息转换成数字信息，实现了传统档案的数字化和电子化，因此也把档案工作现代化的这一阶段称为传统档案的电子化工作阶段，为建立档案学新学利提供了新的思路。
在电子档案工程阶段，电子文件的诞生和企业信息化技术的发展，推动了电子文件的归档和电子档案的管理，基于电子文件与纸质文件产生的机理不同，形成了电子文件特有的概念、定义和特征，改变了以传观念对电子档案的认识和理解。电子文件的归档和电子档案管理是在新的工作程序和工作方法指导下完成的。构成了新的管理模式。
三、制约企业档案现代化的主要因素
（一）企业主业务信息化进程缓慢制约了档案管理现代化
对于企业来说，档案管理必须和企业的主业务信息化进程协调一致才能得到发展，否则档案部门配备再先进的计算机设备，而主业务部门不用计算机生成文件，也不能实现电子档案工程阶段，只能实现计算机辅管理阶段。
（二）企业信息化所需的硬件投入不平衡制约了档案管理现代化
很多企业对文件形成部门和档案管理部门不统一规划，不同步解决文件生成和文件归档的设备条件。造成用计算机生成的文件无法用电子版本形式归档，仍采用纸质文件形式归档，其结果是：已形成电子文件不及时归档，既造成浪费又不安全，相当于把传统的资料室摆到了科技人员的桌面上。
（三）企业档案人员素质偏低制约了档案管理现代化
在很多企业中，真正有档案专业管理特长又精通计算机应用的复合人才非常匮乏，近几年分到企业中的档案专业大学生虽然具备档案管理和计算机应用基本素质，介是因对收入和工作条件不满意，纷纷跳糟，致使档案人员从年龄上煌档，从技术上缺少新矢币只，影响了档案管理现代化。
四、特殊载体档案的利用
由于特殊载体档案的自身特点，为了能够安全有效的保护和利用特殊载体档案，应专门建立科学合理的借阅利用制度和审批手续。磁胜载体档案应一式两份归档，一份作为到存保管，不得外借；一份作为日常利用，对利用率高的档案还应另外制作复制件，以延长原件的使用寿命。
档案部门应编制特殊载体档案总目录及分类目录等必要的检索工具，积极为利用者提供服务，建立健全利用效果登记制度，以掌握利用者的利用和信息反馈情况，及时调整和不断改进特殊载体档案提供利用工作。
五、推进企业电子档案的思考
（一）与时俱进，用企业信息化带动档案管理现代化
企业信息化是企业发展的需要，与时俱进，不可过于超前，也不可过于滞后。因为档案管理过于超前会使投资短时间内发挥不了作用，过于滞后会限制企业主业务的信息进展，随着企业信息化工程的进展，同步带动档案管理现代化是档案现代化进程的最佳切入点。
（二）因地制宜，开展电子档案管理
由于不同的企业在信息化改造方面有一定的差异，因此档案部门就要按本企业和本部门的资源状况，因地制宜开展电子档案管理，逐步实现纸质档案向电子档案的过渡。对于企业信息化进展较快，档案部门计算机软硬件配备较强的部门，责无旁贷地承担了档案管理方式改革的排头，他们正在探索和研究着档案管理新模式、新方法，并适时总结经验。为整个企业制定通用的电）二档案管理制度和程序奠定基础。
（三）关于推进企业电子档案管理的切入点
根据企业产品的特点和性质，推进企业电子档案的切入点应是科技档案。
因为在变压器制造中，主业务是变压器产品的设计、材料采购、制造过程。应以变压器设计中的CAD开始，逐步完成变压器生产各阶段的科技档案的录入。随着办公自动化和财务电算化等业务的逐步开展，也相应开展文档、财务档案的电子档案管理。
（四）抓紧组织制定电子档案管理法规和制度
电子档案与传统的纸质档案相比，由于产生方式不同，载体不同，要推行电子档案就必须配以新的管理制度，例如文件分类、归档、组卷、保存、借阅等具体规定。新的电子档案管理制度尽决出台将推进加快电子档案的速度。
（五）加强企业间的档案管理技术交流，推动电子档案工作
档案管理现代化是新世纪技术进步的新生事物，具体实施和进展中有各种各样的问题和拦路虎，为集思广益，建议组织各企业间档案管理者之间的技术交流与学习，推动和促进档案管理的现代化。累计纠正3件史实经历，为史志、年鉴等其他工作提供照片、影像资料等累计千余卷。
（六）不断完善特殊载体档案规范化管理机制
随着企业现代化管理进程的不断深入，现代技术发展迅速、新型载体更新决，必项从档案管理规范化入手，以现代化为目标，建立特殊载体档案管理规范化新机制。在特殊载体档案的形成、归档、保管、利用等各个环节，实施全过程管理的理念，使之制度化、规范化、标准化。一是建立特殊载体档案管理标准化工作机制。特殊载体档案与传统纸质载体档案有很大的区别，它需要技术部门、管理部门等多单位的密切合作，才能做好这一工作。二是建立特殊载体档案规范化管理机制。由于特殊载体档案的形成和纸质档案的形成一样与有关部门有着密切的联系，因此，特殊载体档案的归档也要形成制度化和程序化。