大数据时代下的档案管理工作

大数据时代下的档案管理工作

中图分类号：G271文献标识：A文章编号：1674-1145（2018）8-230-01摘要档案管理是一项系统且专业的工作。本文分析档案管理工作在大数据时代背景下存在的突出问题，探讨如何建设电子数据管理系统，运用数据管理技术手段，使档案管理工作与时俱进。
关键词大数据档案管理信息化建设
近年来，政府和各行各业广泛支持并运用大数据技术，这对我们行业转型升级、社会经济发展等各方面都产生了深远的影响。大数据技术是对海量、动态的数据进行分析处理，从而获取有效的信息；而档案管理工作是以保存大量资料并为其他各项工作提供相应材料的一项重要工作。因此，传统的档案管理与大数据有着相似的特征，都是各类数据的集合。随着大数据时代的到来，一定要开辟档案管理电子化工作的新局面。档案管理电子化、信息化的管理趋势成为当前各行各业研究的一个重要课题。
一、当前档案数据管理工作存在的问题
1、对档案数据管理工作不重视。传统的档案管理面对的都是一个个沉甸甸的档案柜和各类如山堆积的文件资料，在大多数人的认知上，都觉得档案工作就是资料登记、存放保管的简单事务工作，没有技术胜可言，只要能够满足资料查阅、不遗失、不泄密，就是一名合格的档案管理员了。因此，在很长的时间里，这都是一项很容易被各单位领导忽视的工作。
2、档案电信息化水平不高。?S着信息技术的飞速发展，数据存储电子化和智能化水平在社会各个领域应用已非常广泛。但是，很多单位档案管理工作还停留在纸质文件资料的管理和保存层面，没有建立起完善的文件档案和电子档案共存互用的现代化管理水平，对于一些关键档案信息查询还要依靠原始的人工查找，不能实现系统的智能检索和查询。还有些档案库虽然配置了计算机设备，但在软件系统应用上水平不高，多数仍以单机保存为主，仅实现简单的目录检索和资料查阅，没有从大数据技术手段上挖掘数据价值，更谈不上大数据时代信息的深度“加工”和数据的“增值”。
3、高素质档案管理人员缺乏。目前，很多单.位没有专职的档案管理人员，只是由文秘或机要岗位人员兼任；或有专职档案员的，也没有经过信息化技术的培训。这导致懂档案管理的人员，不懂电子计算机技术，无法熟练的运用信息化手段；懂得电开计算机技术的人员，又不会详细地去学习档案管理的专业知识、管理手段。这成了档案管理工作中的一块“顽疾”。
二、加强档案大数据管理工作的一些举措
随着信息化程度的不断提高，大数据在工作、生活中发挥的作用也日益显著，档案管理一定要紧跟时代的步伐，促进档案大数据管理的新飞跃。下面以文书档案为例提出几点在档案数据管理工作方面的有效举措：
1、加强档案电子化建设，建立档案数据管理统一的标准和规范。首先，应成建立电子档案开始考虑，从文件流转过程中控制，将文件起草、签发、办理、归档等过程完整记录形成电子档案，重视电子档案的归档工作，并统一建立电子档案存档的标准和规范，建立符合本单位要求的档案数据标准。其次，要建立全文数据库搜索引擎，制定统一的数据管理体系，运用信息技术实现档案数据的查询、统计、检索和利用。
2、改变传统模式，优化档案数据结构。大数据技术的核心是优化数据结构、快速提取数据价值。同样的，在档案数据库中，如何制定大数据库的建设方式，分析利用档案数据价值，就是大数据档案建设的核心工作。所以，在档案大数据库的建模阶段，可以按照多种类型和价值鉴定方式对档案数据进行分析，优化档案数据建档结构是将来大数据价值分析利用的关键。
3、提高档案管理人才队伍的信息化水平。“如果一份工作对它有利，它肯定是第一工具。”人才队伍是档案管理工作能够快速提升的先决条件，在熟练掌握档案管理所必须具备的技能上，必须加强档案管理人员的信息技术培训，提高对档案数据的分析、处理、开发及再浦乍用的能力。
4、大力推进和推广档案数据平台应用。建立数据库、完善档案制度、搭建应用平台，都只是为了更好更便捷地保管及利用档案，告别传统繁琐的档案查阅方式。但使档案材料切实为人所用，充分发挥其在科技发展、历史传承、文化传播等方面的突出作用，更要注重大力推进和推广档案数据平台的应用，使社会各界了解档案数据，同时托管档案管理平台、手机APP等工具，实时学握各类档案资源，真正实现数据信息共享。
三、结语
大数据时代已滚滚而来，档案管理工作也要融入到大数据的潮流中。因此，在发展档案大数据管理的进程中，各单位要加大力度组建专业的档案员队伍，建设起涵盖各种资源的大数据中心，完善数据交换标准和数据归档机制，向社会各界推广数据平台的应用，全面促进档案资源更有效的利用。