试论如何提高办公室工作效能

试论如何提高办公室工作效能

中图分类号：F272文献标识：A文章编号：1674-1145（2018）8-223-02摘要综合办公室是单位管理系统中的一个综合职能管理部门，在单位管理中占据核心枢纽地位。进入新时期后，单位在管理实践中，管理职能在扩大，管理内容在增多，从而给综合办公室的工作效卒提出了更高要求。本文从综合办公室工作效卒提高的重要性出发，探究综合办公室改进工作效率的途径方法。
关键词综合办公室工作效率途径
综合办公室在单位管理中起到了承上启下，连接内外的窗口作用，在单位管理中的重要性日益凸显。综合办公室管理质量水平直接影响到单位日常运营，随着各单位深化改革，综合办公室的工作效率成为了衡量单位整体管理水平高低的重要指标。因此，探究综合办公室工作效率提升的途径方法就成为单位管理人员致力研究的重要课题。
一、提高综合办公室工作效率的重要性分析
（一）综合办公室管理模式深化发展的必然要求
进入新时期后，单位发展持续推进，与此同时，综合办公室在管理内容上逐步增多，管理刊象更加广泛，由此也对综合办公室管理工作提出更高要求。在此背景下，综合办公室管理模式得以深化发展，客观上要求综合办人员要秉持创新及发展观念，不断提升工作效率，改善服务质量，以应对单位面临的新形势，促进单位稳定发展。
（二）综合办公室持续发展的内在需求
综合办公室作为单位管理的枢纽，上连党政，下接群众，是内外沟通的桥梁和窗口，具有信自参谋、协调组织、公文处理、督查管理、信息沟通、服务接待等职能。基于综合办公室的特殊性，要有效促进综合办工作的稳步开展，需要综合办公室着力提高其日常工作效率，实现自身的可持续发展。
二、综合办公室工作效率提升途径探究
（一）完善管理制度建设
综合办公室各项职能的开展离不开管理制度的有效保障，制度作为一种管理依据和准则，是综合办公室工作效率得以提高的基础和前提。从综合办公室的工作内容可以看出，纷繁复杂的工作如脱离了制度约束，会使其呈现出杂乱无章的管理乱象。因此，完善管理制度，对综合力、工作方法和步骤加以规范，才能切实保障综合办公室充分发挥其职能，有条不紊地开展各项工作。
在管理制度的建设上，一方面要结合单位新时期改革发展形势及工作任务，因地制宜地制定相关管理条例，促进综合办工作的规范化、制度化；另.方面又要借鉴吸收优秀管理经验，对管理制度进行动态建设，在不断完善中增强管理制度与综合办工作内容的匹配性和适用性。
（二）强化责任意识，提高服务质量
首先，强化综合办人员的责任意识。责任意识作为个体来说，是其工作生活中的一种必备素质，作为综合办工作人员来讲，责任意识更显重要。综合办公室的工作内容较为繁杂，一方面要对上级进行工作汇报，另一方面又要对下级传达相关政策决定，同时，又要肩负信息传递及反馈的任务，每一方面都需要仔细认真落实。在这种工作环境中，如果缺乏责任意识，各项工作必然无法正常推进，反之，只有具备强烈的责任感，才能秉持认真负责的态度，顺利完成各项工作内容。
其次，要提高综合办公室的服务质量。综合办公室自身具有服务职能，因此，综合办工作人员在开展工作过程中应贯彻以人为本思想，提高服务的主动性和自觉性，真诚、细致、严谨地做好各类服务工作。在内部工作中，对待同事及公务要做到公正、公正、透明，在有条不紊地开展工作过程中，提高工作效率。
最后，办公室人员的办事效率在很大程度上取决于工作计划的制定。所谓计划，也就是要对自己接下来进行的工作做到心中有数，了解在什么时间具体做什么事情，防止临时抱佛脚现象的发生。工作计划既有文字性的，也有铭记于心的。具体工作内容可能发生诸多变化，只有提前做好预测，才能应对一些临时发生的、极为被动的情况，收到意想不到的效果。从表面上看，计划不可能尽善尽美，但是一个工作概要就可以使后续工作变得得心应手。在现代的管理制度和模式中，计划显得极为重要，占据重要的地位。在不同的时间段制定不同的工作计划，如日计划、周计划、月计划、年计划等。除了一个较为系统的、长远的计划外，还要近期的工作计划及安排。计划要按照事情的轻重缓急进行安排，将最重要的事情安置在最为关键的位置，将所有精力都分配到这项工作中，并从各方面去支持和协助。
（三）注重综合办公室人员综合素质的提高
综合办公室工作效率的提高离不开工作的“人”这一根本要素，因此，要保障综合办公室工作效率，需要着力提高工作人员的素质能力。
第一，强化政治理论学习，在政治觉悟、政策分析、政治鉴别等能力上加以提高，从而使自己能够明确社会发展方向，以点带面，提纲契领，促进其个人素质的全面提升。
第二，以业务学习为重点，通过提升业务水平，提高其处理事务的效率，进而促进综合办工作效率的提升。要有效提高综合办工作人员的业务能力，应注重对其开展定期培训工作，丰富创新其工作思路、方法，提高欺戮胡关系实际的能力。
从点滴做起，做到一丝不苟。办公室的工作纷繁复杂，既有决策性的大事，也有细微的小事，都要做到认真负责，否则会影响整个团队的工作效率。由于工作范畴广，事情涉及方方面面尸攀蚝脑子是记不住的。这时最原始的办法就是用笔记录。记录的主要内容包括：日常活动、单位重大事件、领导安排的事情、自己认为即将发生的事情。将近期的事清记录下来以后，要定时翻看。先办最急的事情，而后按照计划逐一完成。对于上级交代的事情要标注清楚，及时汇报完成。详细记载事情发生的几要素，办完一件消除一件，争取做到不掉事。为了防止忘记某些事情，要注意几点：想起一件，立即执行；能在短时间完成的事情要即时就办，防止被其他事情干扰而忘记；当日的事情尽量做到当日毕，防止第二天忘记。
第四，综合办公室工作人员要强化个人素养，一方面形成善交流、懂礼貌的个人魅力，另一方面树立自身正派、乐观、积极的工作面貌。
（四）加强综合办与其池部门间的沟通
首先，综合办要做好对外工作。综合办的对外工作一方面是做好与上级管理部门的协调沟通，即做好纵向协调；另一方面又要强化与同级单位之间的交流沟通，即做好横向协调。通过两方面的协调工作，获取各方对其工作的理解和扶持。
其次，综合办要注重增强内部间的沟通协调。综合办内部各个岗位承担着自身的工作内容和职能，但随着综合办管理及工作模式的转变，在开展工作中通常需要各个部门及岗位协调配合，才能有效完成工作任务。在此背景下，综合办要着力探索并建立内部交流沟通体系，调动起各个岗位的工作自主性，在交流、协调、配合中高效地完成工作任务，达到提高综合办公室工作效率的目的。
（五）与时俱进，实现综合办公室工作形式的创新发展
综合办公室重要的工作内容之一是进行公文处理，以往在公文处理及传递上通常采用纸?|形式，一方面存在传递不到位，文件遗失的风险，另一方面不符合当代提倡建设节约型社会的要求。因此，适当使用诸如网络办公软件，可以保障公文传递及处理方便快捷，便于对其进行同步，跟踪，确保文件的安全性。此外，采用现代化的通信工具，如单位内部局域网及QQ群，可以节约通知时间，实现综合办公室工作形式的创新化发展。
三、结语
在进入社会发展新时期后，综合办公室的工作效率就成为了综合办公室管理水平的重要参考指标。要提高综合办工作效率，需要从制度建设、人员建设、部门协调推进、工作形式的创新等方面加以强化，促进综合办工作效率和管理水平的不断提高。
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